- Организация и контроль работы Секретарей, Уборщиц, Офисного водителя (поддержание чистоты и порядка в служебных и других помещениях компании); - Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. -Фиксация, прием заявок и контроль исполнения на ремонтные работы (поломка, протечка, ремонт кондиционеров, взаимодействие с обслуживающей организацией); осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ; - Обеспечение подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществления наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта; - Организация хозяйственного обслуживания совещаний, конференций, семинаров, корпоративных мероприятий; - Осуществление взаимодействия с руководителями всех подразделений предприятия по вопросам хозяйственного обслуживания; - Расчет заработной платы подразделения секретариат; -Ведение ведомости посещения сотрудников офиса; - Ведение табеля рабочего времени подразделения секретариат; - Ведение табеля рабочего времени дирекции компании; - Контроль за товарно-материальными ценностями, необходимых в работе офиса; - Предоставление необходимых первичных бухгалтерских документов. - Заключение договоров с новыми контр агентами, заказчиками; - Контроль за актами вып.работ (проверка ниличия актов, контроль за возвратом актов) (помощь бухгалтерии) - Прием и формирование заявок на канцелярские товары; - Разработка и контроль бюджетных расходов на офисные нужды; - Взаимодействие с Мобильными теле системами (своевременное получение корпоративных счетов, регистрация на выдачу и сдачу СИМ карт, контроль детализации счетов, предоставление отчетности по лимитам в бухгалтерию и руководителям подразделений, заключение договоров в регионах); -Осуществление и контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; взаимодействие с обслуживающими организациями. - Заказ и покупка хозяйственных товаров необходимые для нужд офиса; -Координация счетов за арендную плату; - Исполнение поручений директора компании и руководителей подразделений; - Заказ и получение визитных карточек для сотрудников компании, прием заказов на изготовление печатей и штампов; - Ведение финансовой отчетности за полученные наличные средства на нужды компании; -Заказ авиа и железнодорожных билетов, а так же бронирование гостиниц; - Организация мелкого и капитального ремонта -Курирование автотранспорта Компании; -Координация работы клининговой службы - Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и других документов, касающихся деятельности компании; - Заказ сувенирной продукции; - Организация поздравлений сотрудников офиса, заказ подарков для руководителей офиса на дни рождения. -Своевременный заказ питьевой воды и мусорных контейнеров; |